Les logiciel de notes de frais pour votre entreprise

Que vous soyez chef d'entreprise, salarié ou indépendant, les dépenses professionnelles telles que repas, déplacements, et hébergements sont courantes dans votre quotidien. La justification de ces frais auprès des parties concernées nécessite la création d'une note de frais, un document détaillant les dépenses avec les justificatifs correspondants.

Ce processus, loin d'être plaisant, exige une gestion minutieuse : conservation des reçus, catégorisation, saisie dans un logiciel et attente du remboursement sans oublier les risques d'erreur ou de perte.

La solution ? Un logiciel de notes de frais. Cet outil numérique révolutionne la gestion des dépenses. Il permet de scanner facilement les reçus, d'automatiser l'envoi et le classement des dépenses, de valider en ligne et de suivre le remboursement en temps réel, tout en offrant des fonctionnalités avancées telles que la récupération de la TVA et l'intégration avec d'autres logiciels de gestion.

Le choix du logiciel idéal dépend de plusieurs critères spécifiques à votre entreprise. Nous explorerons ces aspects ainsi que les meilleurs logiciels disponibles sur le marché dans cet article complet.

Comprendre l'importance d'un logiciel de notes de frais

Dans cette partie, nous allons vous montrer pourquoi adopter un système automatisé pour la gestion des notes de frais est crucial et quels avantages une gestion digitalisée des frais professionnels peut apporter.

Pourquoi automatiser la gestion des notes de frais ?

La gestion manuelle des notes de frais est un fardeau pour les entreprises et leurs employés, entraînant :

• Perte de temps et baisse de productivité : Remplir des formulaires à la main, archiver les justificatifs, les soumettre au service financier, et attendre le remboursement sont des tâches chronophages. Selon Expensya, traiter une note de frais prend environ 20 minutes et coûte 53 euros à l'entreprise.
• Risque d'erreurs et de fraude : Les montants peuvent être mal calculés, des justificatifs oubliés, ou les dépenses exagérées. Du côté financier, les erreurs de saisie et de validation sont monnaie courante. Rydoo rapporte que 19% des notes de frais contiennent des erreurs et 15% des employés ont déjà fraudulé.
• Difficultés de contrôle et conformité fiscale : S'assurer que chaque note de frais respecte les réglementations internes et externes est complexe. Les documents doivent être conservés six ans pour d'éventuels contrôles. Jenji note que 40% des sociétés ne respectent pas les normes fiscales concernant les notes de frais.

L'automatisation grâce à un logiciel spécialisé s'impose donc pour simplifier et sécuriser toute la procédure.

Les bénéfices d'une gestion digitalisée des frais professionnels

Le recours à un logiciel de notes de frais offre de nombreux avantages :

• Gain de temps et d'efficacité : Les employés soumettent leurs frais en quelques clics via leur smartphone, utilisant la technologie OCR pour scanner les justificatifs. Le service financier bénéficie d'une intégration automatique avec le système comptable, éliminant la saisie manuelle. N2F révèle que cette méthode réduit de 80% le temps dédié à ces tâches et divise par 10 le coût de traitement.
• Moins d'erreurs et de fraudes : Avec le calcul automatisé, la vérification instantanée de la conformité, et le suivi en temps réel, les erreurs et les tricheries diminuent drastiquement. Cleemy indique une réduction de 75% des anomalies.
• Contrôle facilité et respect des normes fiscales : La récupération de la TVA, la conservation sécurisée des documents et une traçabilité totale assurent une meilleure gestion. Regate souligne une diminution de 50% des risques de redressement fiscal.

En somme, adopter une gestion digitalisée des frais professionnels est synonyme de gains d'efficacité, de sécurité accrue et de meilleures performances pour les entreprises.

Critères de sélection pour le meilleur logiciel de notes de frais

Dans cette section, nous allons explorer les critères essentiels pour sélectionner le logiciel de notes de frais le plus adapté à votre entreprise. Le marché offre une multitude de solutions, chacune avec ses propres fonctionnalités et tarifs. Comment alors choisir la meilleure option ?

Considérez les éléments suivants :

Intégration et compatibilité avec vos systèmes existants

Le critère primordial est de s'assurer que le logiciel de notes de frais s'intègre parfaitement avec les systèmes que vous utilisez déjà, tels que votre logiciel comptable, de paie, de gestion de projet, CRM, ERP, etc. Cette compatibilité est cruciale pour faciliter la synchronisation et éviter les problèmes de double saisie, les erreurs et les pertes de données.

Cela se traduit par une augmentation de l'efficacité et de la fiabilité. Par exemple, Regate assure une intégration automatisée avec votre système comptable, permettant une exportation facile de vos notes de frais en un seul clic.

Facilité d'utilisation et expérience utilisateur

La facilité d'utilisation et une expérience utilisateur positive font aussi partie des critères clés. Il est important que le logiciel soit simple, intuitif et ergonomique, permettant aux utilisateurs de le maîtriser rapidement sans nécessiter une formation spécifique. Vérifiez également l'existence d'une application mobile, facilitant la création et gestion de vos notes de frais en déplacement, même sans connexion internet.

A titre d'exemple, N2F comprend une application qui emploie la technologie OCR pour numériser vos justificatifs rapidement.

Flexibilité et personnalisation selon les besoins de l'entreprise

La capacité d'adapter le logiciel aux spécificités de votre entreprise est également essentielle. Le logiciel doit pouvoir se conformer à la taille de votre entreprise, son secteur d'activité, et sa politique de gestion des frais. Il devrait vous permettre de configurer des règles internes, des limites de dépenses, des catégories, des processus d'approbation, des devises, et des taux de change selon vos besoins.

Vous devriez aussi bénéficier de fonctionnalités avancées telles que la gestion des indemnités kilométriques, la récupération de la TVA, et la dématérialisation des justificatifs. Ainsi, Rydoo vous offre la possibilité de personnaliser le logiciel selon vos préférences et de gérer vos déplacements professionnels en plus de vos notes de frais.

Sécurité et conformité réglementaire

Un autre critère indispensable est la garantie que le logiciel respecte des normes de sécurité et de confidentialité strictes, y compris le RGPD. Assurez-vous que le logiciel propose un hébergement sécurisé, un chiffrement des données, et une authentification renforcée. Il est également vital que le logiciel soit conforme aux législations fiscales et sociales en vigueur, comme la loi anti-fraude à la TVA et les vérifications URSSAF.

Spendesk exemplifie un logiciel offrant une sécurité et une conformité optimales, incluant des cartes de paiement avec plafond pour minimiser les avances sur frais.

Support client et formation

Le cinquième critère à considérer est le support client et la formation associée au logiciel de notes de frais. Il est crucial que le logiciel propose un accompagnement de qualité pour sa mise en œuvre, son apprentissage, et son assistance technique. Il est indispensable de pouvoir joindre le service clientèle via divers moyens, tels que le téléphone, le chat en ligne, ou l'e-mail, tout en bénéficiant d'une réponse prompte.

L'accès à des ressources éducatives en ligne, telles que des tutoriels, webinaires ou des sections FAQ, est également essentiel pour maîtriser le logiciel de manière efficace. À titre d'exemple, le logiciel [Cleemy] vous propose un support client illimité et offre une formation détaillée sur l'utilisation du logiciel.

Présentation des logiciels de notes de frais leaders sur le marché

Nous vous introduisons aux logiciels de notes de frais leaders sur le marché, alignés avec les critères de choix discutés précédemment. Notre comparaison portera sur leurs avantages, inconvénients et coûts.

Focus sur trois solutions : SAP Concur, Expensify, et Zoho Expense.

SAP Concur : une solution complète pour les grandes entreprises

SAP Concur est plus qu'un logiciel de notes de frais ; c'est une suite complète pour la gestion des voyages d'affaires, couvrant tout le processus depuis la réservation jusqu'au remboursement. Il est doté de fonctionnalités avancées telles que la saisie automatique des reçus, l'approbation en ligne, l'intégration comptable et des rapports détaillés.

Il assure une conformité aux normes de sécurité les plus strictes et se connecte avec plus de 200 partenaires, incluant Uber, Airbnb, ou Booking.com, ce qui le rend idéal pour les grandes entreprises aux besoins complexes et internationaux. SAP Concur est accessible aussi bien sur le web que via mobile.

Le tarif varie selon le nombre d'utilisateurs et les options choisies, tendant vers un coût supérieur à la moyenne du marché.

Expensify : convivialité et efficacité pour les PMEs

Expensify mise sur la simplicité, la rapidité et l'intelligence. Il permet la création et gestion des notes de frais en un clin d'œil grâce à la technologie SmartScan, capable de reconnaître et catégoriser les reçus automatiquement.

Ce logiciel comprend également des options telles que la gestion de cartes de crédit et le remboursement express, parfaitement adaptées aux PMEs. Les entreprises peuvent ajuster les règles et les flux de travail pour correspondre à leurs besoins spécifiques.

Expensify s'intègre aisément à d'autres applications comme QuickBooks, Xero, ou Slack, et est disponible tant sur le web que sur mobile.

Le coût est de 5 $ par utilisateur actif et par mois pour le plan Track, et de 10 $ par utilisateur actif et par mois pour le plan Control.

Zoho Expense : la meilleure option pour les startups et les PMEs

Zoho Expense fait partie de l'écosystème Zoho, offrant une gamme de solutions pour la gestion de projet, la facturation, le CRM, et plus encore. Il simplifie la création et la gestion des notes de frais en permettant l'import des reçus via smartphone, e-mail, ou carte de crédit.

Il propose des fonctionnalités utiles comme le suivi des indemnités kilométriques, la digitalisation des justificatifs et le reporting. Zoho Expense est particulièrement adapté aux startups et PMEs, offrant un plan gratuit jusqu'à trois utilisateurs.

Il s'interconnecte avec d'autres applications Zoho pour une gestion d'entreprise intégrée et est accessible partout, via le web et mobile.

Son tarif est de 4 $ par utilisateur par mois pour le plan Standard, et de 7 $ par utilisateur par mois pour le plan Premium.

Comparaison des fonctionnalités clés

Pour vous guider dans le choix du logiciel de notes de frais idéal pour votre structure, voici un tableau récapitulatif des fonctionnalités principales de chaque solution :

Conclusion

Dans cet article, vous avez découvert comment sélectionner le logiciel de notes de frais idéal pour votre entreprise. L'automatisation de la gestion des frais professionnels s'est révélée cruciale, mettant en avant les avantages d'une gestion entièrement digitalisée. Vous avez appris à identifier les critères essentiels permettant de comparer efficacement les différentes solutions, tout en explorant les leaders du marché en matière de logiciels de notes de frais.

Vous êtes désormais armé pour faire le choix le plus judicieux, afin de simplifier et d'optimiser la gestion de vos notes de frais.

Ne laissez pas passer cette opportunité de transformer votre gestion des notes de frais. Demandez dès aujourd'hui une démonstration gratuite du logiciel qui répond le mieux à vos besoins et constatez par vous-même les bénéfices sur votre productivité, votre sécurité et votre performance globale.

FAQ

Qu'est-ce qu'un logiciel de notes de frais et pourquoi en avez-vous besoin ?

Un logiciel de notes de frais est un outil dématérialisé et automatisé destiné à faciliter la gestion des dépenses professionnelles des employés. Il est essentiel pour gagner du temps, réduire les erreurs, garantir le respect des obligations légales et assurer un contrôle efficace du budget.

Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir le meilleur logiciel de notes de frais pour votre entreprise ?

Pour sélectionner le logiciel de notes de frais idéal, considérez les critères suivants :

• La pertinence : Le logiciel doit répondre à vos besoins spécifiques et se conformer à vos politiques de gestion des dépenses.
• Les fonctionnalités : Recherchez des fonctionnalités clés telles que la reconnaissance optique des justificatifs, la synchronisation bancaire et l'intégration avec d'autres applications utilisées dans votre entreprise.
• La compatibilité : Assurez-vous que le logiciel fonctionne bien avec vos outils existants, y compris le logiciel comptable, les systèmes d'exploitation et les navigateurs web.
• Le coût : Le logiciel doit offrir un bon rapport qualité-prix, en tenant compte du nombre d'utilisateurs et du volume de transactions.
• Les avis et la réputation : Choisissez un logiciel bien évalué par ses utilisateurs et reconnu par les experts du domaine pour sa fiabilité et sa performance.

Comment comparer les différentes offres de logiciels de notes de frais sur le marché ?

Pour une comparaison efficace, considérez les éléments suivants :

• Le prix et le mode de facturation (abonnement, licence, etc.)
• La gamme de fonctionnalités proposées et leur pertinence pour votre activité
• La facilité d'utilisation et la compatibilité avec divers dispositifs (ordinateurs, smartphones, tablettes)
• La qualité du service client et du support technique

Explorez des sites web spécialisés qui offrent des comparatifs détaillés et des avis d'utilisateurs pour vous aider dans votre choix.

Quels sont les avantages et les inconvénients des logiciels de notes de frais en ligne, hors ligne ou hybrides ?

Les logiciels de notes de frais se déclinent en trois types principaux, chacun avec ses avantages et inconvénients :

• En ligne : Accessibles de partout, ils facilitent la soumission et le suivi des dépenses. Toutefois, ils requièrent une connexion internet fiable et peuvent poser des questions de sécurité.
• Hors ligne : Fonctionnent sans internet, idéals pour les déplacements. Ils sont plus sécurisés mais limitent la collaboration et peuvent engendrer des coûts de maintenance plus élevés.
• Hybrides : Combinent les avantages des versions en ligne et hors ligne pour plus de flexibilité et de fiabilité, bien que leur développement et leur gestion puissent s'avérer plus complexes.