Que vous soyez chef d'entreprise, salarié ou indépendant, les dépenses professionnelles telles que repas, déplacements, et hébergements sont courantes dans votre quotidien. La justification de ces frais auprès des parties concernées nécessite la création d'une note de frais, un document détaillant les dépenses avec les justificatifs correspondants.
Ce processus, loin d'être plaisant, exige une gestion minutieuse : conservation des reçus, catégorisation, saisie dans un logiciel et attente du remboursement sans oublier les risques d'erreur ou de perte.
La solution ? Un logiciel de notes de frais. Cet outil numérique révolutionne la gestion des dépenses. Il permet de scanner facilement les reçus, d'automatiser l'envoi et le classement des dépenses, de valider en ligne et de suivre le remboursement en temps réel, tout en offrant des fonctionnalités avancées telles que la récupération de la TVA et l'intégration avec d'autres logiciels de gestion.
Le choix du logiciel idéal dépend de plusieurs critères spécifiques à votre entreprise. Nous explorerons ces aspects ainsi que les meilleurs logiciels disponibles sur le marché dans cet article complet.
Dans cette partie, nous allons vous montrer pourquoi adopter un système automatisé pour la gestion des notes de frais est crucial et quels avantages une gestion digitalisée des frais professionnels peut apporter.
La gestion manuelle des notes de frais est un fardeau pour les entreprises et leurs employés, entraînant :
L'automatisation grâce à un logiciel spécialisé s'impose donc pour simplifier et sécuriser toute la procédure.
Le recours à un logiciel de notes de frais offre de nombreux avantages :
En somme, adopter une gestion digitalisée des frais professionnels est synonyme de gains d'efficacité, de sécurité accrue et de meilleures performances pour les entreprises.
Dans cette section, nous allons explorer les critères essentiels pour sélectionner le logiciel de notes de frais le plus adapté à votre entreprise. Le marché offre une multitude de solutions, chacune avec ses propres fonctionnalités et tarifs. Comment alors choisir la meilleure option ?
Considérez les éléments suivants :
Le critère primordial est de s'assurer que le logiciel de notes de frais s'intègre parfaitement avec les systèmes que vous utilisez déjà, tels que votre logiciel comptable, de paie, de gestion de projet, CRM, ERP, etc. Cette compatibilité est cruciale pour faciliter la synchronisation et éviter les problèmes de double saisie, les erreurs et les pertes de données.
Cela se traduit par une augmentation de l'efficacité et de la fiabilité. Par exemple, Regate assure une intégration automatisée avec votre système comptable, permettant une exportation facile de vos notes de frais en un seul clic.
La facilité d'utilisation et une expérience utilisateur positive font aussi partie des critères clés. Il est important que le logiciel soit simple, intuitif et ergonomique, permettant aux utilisateurs de le maîtriser rapidement sans nécessiter une formation spécifique. Vérifiez également l'existence d'une application mobile, facilitant la création et gestion de vos notes de frais en déplacement, même sans connexion internet.
A titre d'exemple, N2F comprend une application qui emploie la technologie OCR pour numériser vos justificatifs rapidement.
La capacité d'adapter le logiciel aux spécificités de votre entreprise est également essentielle. Le logiciel doit pouvoir se conformer à la taille de votre entreprise, son secteur d'activité, et sa politique de gestion des frais. Il devrait vous permettre de configurer des règles internes, des limites de dépenses, des catégories, des processus d'approbation, des devises, et des taux de change selon vos besoins.
Vous devriez aussi bénéficier de fonctionnalités avancées telles que la gestion des indemnités kilométriques, la récupération de la TVA, et la dématérialisation des justificatifs. Ainsi, Rydoo vous offre la possibilité de personnaliser le logiciel selon vos préférences et de gérer vos déplacements professionnels en plus de vos notes de frais.
Un autre critère indispensable est la garantie que le logiciel respecte des normes de sécurité et de confidentialité strictes, y compris le RGPD. Assurez-vous que le logiciel propose un hébergement sécurisé, un chiffrement des données, et une authentification renforcée. Il est également vital que le logiciel soit conforme aux législations fiscales et sociales en vigueur, comme la loi anti-fraude à la TVA et les vérifications URSSAF.
Spendesk exemplifie un logiciel offrant une sécurité et une conformité optimales, incluant des cartes de paiement avec plafond pour minimiser les avances sur frais.
Le cinquième critère à considérer est le support client et la formation associée au logiciel de notes de frais. Il est crucial que le logiciel propose un accompagnement de qualité pour sa mise en œuvre, son apprentissage, et son assistance technique. Il est indispensable de pouvoir joindre le service clientèle via divers moyens, tels que le téléphone, le chat en ligne, ou l'e-mail, tout en bénéficiant d'une réponse prompte.
L'accès à des ressources éducatives en ligne, telles que des tutoriels, webinaires ou des sections FAQ, est également essentiel pour maîtriser le logiciel de manière efficace. À titre d'exemple, le logiciel [Cleemy] vous propose un support client illimité et offre une formation détaillée sur l'utilisation du logiciel.
Nous vous introduisons aux logiciels de notes de frais leaders sur le marché, alignés avec les critères de choix discutés précédemment. Notre comparaison portera sur leurs avantages, inconvénients et coûts.
Focus sur trois solutions : SAP Concur, Expensify, et Zoho Expense.
SAP Concur est plus qu'un logiciel de notes de frais ; c'est une suite complète pour la gestion des voyages d'affaires, couvrant tout le processus depuis la réservation jusqu'au remboursement. Il est doté de fonctionnalités avancées telles que la saisie automatique des reçus, l'approbation en ligne, l'intégration comptable et des rapports détaillés.
Il assure une conformité aux normes de sécurité les plus strictes et se connecte avec plus de 200 partenaires, incluant Uber, Airbnb, ou Booking.com, ce qui le rend idéal pour les grandes entreprises aux besoins complexes et internationaux. SAP Concur est accessible aussi bien sur le web que via mobile.
Le tarif varie selon le nombre d'utilisateurs et les options choisies, tendant vers un coût supérieur à la moyenne du marché.
Expensify mise sur la simplicité, la rapidité et l'intelligence. Il permet la création et gestion des notes de frais en un clin d'œil grâce à la technologie SmartScan, capable de reconnaître et catégoriser les reçus automatiquement.
Ce logiciel comprend également des options telles que la gestion de cartes de crédit et le remboursement express, parfaitement adaptées aux PMEs. Les entreprises peuvent ajuster les règles et les flux de travail pour correspondre à leurs besoins spécifiques.
Expensify s'intègre aisément à d'autres applications comme QuickBooks, Xero, ou Slack, et est disponible tant sur le web que sur mobile.
Le coût est de 5 $ par utilisateur actif et par mois pour le plan Track, et de 10 $ par utilisateur actif et par mois pour le plan Control.
Zoho Expense fait partie de l'écosystème Zoho, offrant une gamme de solutions pour la gestion de projet, la facturation, le CRM, et plus encore. Il simplifie la création et la gestion des notes de frais en permettant l'import des reçus via smartphone, e-mail, ou carte de crédit.
Il propose des fonctionnalités utiles comme le suivi des indemnités kilométriques, la digitalisation des justificatifs et le reporting. Zoho Expense est particulièrement adapté aux startups et PMEs, offrant un plan gratuit jusqu'à trois utilisateurs.
Il s'interconnecte avec d'autres applications Zoho pour une gestion d'entreprise intégrée et est accessible partout, via le web et mobile.
Son tarif est de 4 $ par utilisateur par mois pour le plan Standard, et de 7 $ par utilisateur par mois pour le plan Premium.
Pour vous guider dans le choix du logiciel de notes de frais idéal pour votre structure, voici un tableau récapitulatif des fonctionnalités principales de chaque solution :
| Logiciel | Capture automatique des reçus | Intégration comptable | Récupération de la TVA | Gestion des déplacements | Prix par utilisateur par mois |
|---|---|---|---|---|---|
| SAP Concur | Oui | Oui | Oui | Oui | Variable |
| Expensify | Oui | Oui | Oui | Non | 5 $ ou 10 $ |
| Zoho Expense | Oui | Oui | Non | Non | 0 $, 4 $ ou 7 $ |
Dans cet article, vous avez découvert comment sélectionner le logiciel de notes de frais idéal pour votre entreprise. L'automatisation de la gestion des frais professionnels s'est révélée cruciale, mettant en avant les avantages d'une gestion entièrement digitalisée. Vous avez appris à identifier les critères essentiels permettant de comparer efficacement les différentes solutions, tout en explorant les leaders du marché en matière de logiciels de notes de frais.
Vous êtes désormais armé pour faire le choix le plus judicieux, afin de simplifier et d'optimiser la gestion de vos notes de frais.
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Un logiciel de notes de frais est un outil dématérialisé et automatisé destiné à faciliter la gestion des dépenses professionnelles des employés. Il est essentiel pour gagner du temps, réduire les erreurs, garantir le respect des obligations légales et assurer un contrôle efficace du budget.
Pour sélectionner le logiciel de notes de frais idéal, considérez les critères suivants :
Pour une comparaison efficace, considérez les éléments suivants :
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Les logiciels de notes de frais se déclinent en trois types principaux, chacun avec ses avantages et inconvénients :